tugas penyusutan

1 Sebutkan tujuan penyusutan arsip ?

Jawab :
• Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan
• Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku
• Menyerahkan arsip statis dari unit kearsipan ke ANRI / BAD
2 Salah satu tujuan kearsipan adalah demi efesiensi & efektivitas pengolahan arsip ! jelaskan !
Jawab :
Bahwa jika tidak ada penyusutan arsip , maka akan membawa banyak kerugian kepada perusaan . sebaiknya dengan adanya penyusutan arsip ,efesiensi,&efektivitas pengolahan arsip menjadi lebih baik
3 Sebutkan tujuan pemeliharaan arsip ?
Jawab :
Mencegah kerusakan arsip secara efektif dan efesien
Mempermudah koordinasi dalam pelaksanaan tugas
Memperkecil gangguan terhadap organisasi
Mencegah terjadinya bencana
Mencegah kerugain karyawan & masyarakat
Melindungi hak milik organisasi / perusahaan
4 Sebutkan tujuan pencatatan surat yang masuk dan surat yang keluar ?
Jawab :
o Untuk mengetahui surat apa saja yang diterima oleh perusahaan setiap hari
o Untuk mengetahui perkiraan tentangjumlah surat terima setiap hari , setiap bulan dan setiap tahun
o Sebagai bukti tertulis tentang adanya surat yang diterima dari perusahaan yang lain maupun yang dibuat oleh perusahaan
o Agar tertib administrasi






5 Sebutkan teknik penyusutan arsip dan jelaskan langkah langkah ?
Jawab :
 Berdasrkan jadwal retensi arsip (GRA)
Langkah langkahnya :
 Inventaris
 Penyusutan daftar jenis/series arsip
 Penilaian arsip
 Penentuan nasib akhir
 Penyusunan konsep
 Pengesahan
 Pelatihan
 Control penggunaan& penyempurnaan
 Berdasarka non jadwal retensi arsip
Lankah langkahnya:
 Pelaksanaan pembenahaan arsip
 Penilaian arsip
 Penyusunan dafta arsip
 Pelakanaan penyusutan
 Perencanaan pembenahaan arsip
6 Jelaskan cara pemindahaan arsip dari unit sentral & unit kerja ?
Jawab :

 Petugas membuat berita acara pemindahaan arsip dan daftar jenis arsip yang akan diserahkan (daftar pertelaan)
 Berita acara tersebut ditanda tangani oleh pihak yang menyerahkan dan pihak yang menerima
7 Jelaskan prosedur pemusnahan arsip ?]
Jawab :

 Seleksi arsip yang akan dimusnahkan
 Buat daftar jenis arsip yang akan dimusnahkan (daftar pertelaan)
 Buat berita acara pemusnaan
 Laksanakaan pemusnahan dengan 2 orang saksi