tugas penyusutan

1 Sebutkan tujuan penyusutan arsip ?

Jawab :
• Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan
• Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku
• Menyerahkan arsip statis dari unit kearsipan ke ANRI / BAD
2 Salah satu tujuan kearsipan adalah demi efesiensi & efektivitas pengolahan arsip ! jelaskan !
Jawab :
Bahwa jika tidak ada penyusutan arsip , maka akan membawa banyak kerugian kepada perusaan . sebaiknya dengan adanya penyusutan arsip ,efesiensi,&efektivitas pengolahan arsip menjadi lebih baik
3 Sebutkan tujuan pemeliharaan arsip ?
Jawab :
Mencegah kerusakan arsip secara efektif dan efesien
Mempermudah koordinasi dalam pelaksanaan tugas
Memperkecil gangguan terhadap organisasi
Mencegah terjadinya bencana
Mencegah kerugain karyawan & masyarakat
Melindungi hak milik organisasi / perusahaan
4 Sebutkan tujuan pencatatan surat yang masuk dan surat yang keluar ?
Jawab :
o Untuk mengetahui surat apa saja yang diterima oleh perusahaan setiap hari
o Untuk mengetahui perkiraan tentangjumlah surat terima setiap hari , setiap bulan dan setiap tahun
o Sebagai bukti tertulis tentang adanya surat yang diterima dari perusahaan yang lain maupun yang dibuat oleh perusahaan
o Agar tertib administrasi






5 Sebutkan teknik penyusutan arsip dan jelaskan langkah langkah ?
Jawab :
 Berdasrkan jadwal retensi arsip (GRA)
Langkah langkahnya :
 Inventaris
 Penyusutan daftar jenis/series arsip
 Penilaian arsip
 Penentuan nasib akhir
 Penyusunan konsep
 Pengesahan
 Pelatihan
 Control penggunaan& penyempurnaan
 Berdasarka non jadwal retensi arsip
Lankah langkahnya:
 Pelaksanaan pembenahaan arsip
 Penilaian arsip
 Penyusunan dafta arsip
 Pelakanaan penyusutan
 Perencanaan pembenahaan arsip
6 Jelaskan cara pemindahaan arsip dari unit sentral & unit kerja ?
Jawab :

 Petugas membuat berita acara pemindahaan arsip dan daftar jenis arsip yang akan diserahkan (daftar pertelaan)
 Berita acara tersebut ditanda tangani oleh pihak yang menyerahkan dan pihak yang menerima
7 Jelaskan prosedur pemusnahan arsip ?]
Jawab :

 Seleksi arsip yang akan dimusnahkan
 Buat daftar jenis arsip yang akan dimusnahkan (daftar pertelaan)
 Buat berita acara pemusnaan
 Laksanakaan pemusnahan dengan 2 orang saksi

tugas penyusutan

1 Sebutkan tujuan penyusutan arsip ?

Jawab :
• Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan
• Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku
• Menyerahkan arsip statis dari unit kearsipan ke ANRI / BAD
2 Salah satu tujuan kearsipan adalah demi efesiensi & efektivitas pengolahan arsip ! jelaskan !
Jawab :
Bahwa jika tidak ada penyusutan arsip , maka akan membawa banyak kerugian kepada perusaan . sebaiknya dengan adanya penyusutan arsip ,efesiensi,&efektivitas pengolahan arsip menjadi lebih baik
3 Sebutkan tujuan pemeliharaan arsip ?
Jawab :
Mencegah kerusakan arsip secara efektif dan efesien
Mempermudah koordinasi dalam pelaksanaan tugas
Memperkecil gangguan terhadap organisasi
Mencegah terjadinya bencana
Mencegah kerugain karyawan & masyarakat
Melindungi hak milik organisasi / perusahaan
4 Sebutkan tujuan pencatatan surat yang masuk dan surat yang keluar ?
Jawab :
o Untuk mengetahui surat apa saja yang diterima oleh perusahaan setiap hari
o Untuk mengetahui perkiraan tentangjumlah surat terima setiap hari , setiap bulan dan setiap tahun
o Sebagai bukti tertulis tentang adanya surat yang diterima dari perusahaan yang lain maupun yang dibuat oleh perusahaan
o Agar tertib administrasi






5 Sebutkan teknik penyusutan arsip dan jelaskan langkah langkah ?
Jawab :
 Berdasrkan jadwal retensi arsip (GRA)
Langkah langkahnya :
 Inventaris
 Penyusutan daftar jenis/series arsip
 Penilaian arsip
 Penentuan nasib akhir
 Penyusunan konsep
 Pengesahan
 Pelatihan
 Control penggunaan& penyempurnaan
 Berdasarka non jadwal retensi arsip
Lankah langkahnya:
 Pelaksanaan pembenahaan arsip
 Penilaian arsip
 Penyusunan dafta arsip
 Pelakanaan penyusutan
 Perencanaan pembenahaan arsip
6 Jelaskan cara pemindahaan arsip dari unit sentral & unit kerja ?
Jawab :

 Petugas membuat berita acara pemindahaan arsip dan daftar jenis arsip yang akan diserahkan (daftar pertelaan)
 Berita acara tersebut ditanda tangani oleh pihak yang menyerahkan dan pihak yang menerima
7 Jelaskan prosedur pemusnahan arsip ?]
Jawab :

 Seleksi arsip yang akan dimusnahkan
 Buat daftar jenis arsip yang akan dimusnahkan (daftar pertelaan)
 Buat berita acara pemusnaan
 Laksanakaan pemusnahan dengan 2 orang saksi

1.1 KD : Memilih jenis penggandaan dokumen yang sesuai.

Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan benar !

1. Apa yang dimaksud dengan penggandaan dokumen?

2. Tuliskan pertimbangan dalam memilih alat penggandaan dokumen !

3. Tuliskan lima alat pengganda dokumen!

4. Alat pengganda dokumen yang cocok untuk menggandakan dokumen > 10 lembar dan mereproduksi faktur adalah …..

5. Alat pengganda yang dapat mereproduksi master logam : 50.000 lembar adalah ….

6. Apa yang dimaksud dengan duplicator typeset?

7. Tuliskan tiga bagian utama mesin cetak!

8. Apa yang dimaksud dengan mesin scanner?

9. Tuliskan tiga bagian utama dari mesin fotocopy!

10.Tuliskan tiga jenis alat pencetak !


jawaban :

1. * menurut KBBI berarti proses cara perbuatan menggandakan
* sebagai usaha memperbanyak / melipatkan beberapa kali dokumen

2. * jumlah dokumen yg akan dugunakan
* jenis isu dokumen apakah berupa naskah / angka ataukah nerupa huruf
* tingkat kualitas hasul penggandaan yg diinginkan
* bahan/ kertas yg di pilih untuk menggandakan

3. * duplikator stensil
* mesin scenner
* mesuin cetak
* mesin fotocopy
* printer

4.duplikator hektografik

5. duplikator off-litho

6. mesin cetak kecil yg menggunakan letterpres

7. * bak kertas kosong
* mesin pemproses
* bak penampung hasil

8. alat elekronik yg hasilnya ditampilkan pada layar monitor komputer dan di simpan dalam bentuk file

9. * bak kertas kosong
* mesin memproses
* bak penampung hasil

10. * dot matriks
* laserjet
* inkjet

Tugas stenografi

1. jelaskan apa yang dimaksud dengan stenografi?
jawab : stenografi adalah tulisan pendek dan singkat umtuk mempersingkat dan mempercepat pekerjaan   yang berhubumgan dengan tulis menulis

2. sebutkan beberapa negara yang menganut sistem pitman?
jawab : australia, birma, bangladesh, hongking, india, malaysia, pakistan, singapura, dan srilangka.

3. siapakah penemu stenografi yang berasal dari negara Roma?pada tahun berapa dan apa nama lain stenografi yang di pakai dinegara tersebut?
jawab : dutemukan oleh Mairustulius tinta,pada tahun 63 SM, steno yang dipakai tachigraphy

4. sebutkan negara-negara yang menganut sistem Gregg?
jawab : jepang, kanada, hongkong, malaysia, philipina, dan thailand

5. apa manfaat dari huruf stenografi?
jawab : * bagi seorang sekretaris bermanfaat untuk mencatat / menerima dikte perintah dari seorang pimpinan dan mencatat notula pada saat mendampingi seorang pimpinan
* bagi seorang wartawan, stenografi bermanfaat untuk newawancara orang pada menulis / mencari berita
* untuk membuat notula
* bagi seorang mahasiswa, bermanfaat untuk membuat hasil persidangan atau ri salah lengkap.

6. sebutkan beberapa negara yang menganut sistem Gabelsbelger, scheithaver, dan stolze?
jawab : negara belanda, italia, rusia, dll

7. menurut anda, suatem apa yang dipakai negara indonesia dalam penggunaan stenografi?
jawab : menggunakan sistem E.KARUNDENG

8. bagaimana cara penulisan huruf stenografi, menurut sustem karundeng?
jawab : pada dasarnya sama dengan hirif latin, yaitu mengenal huruf A sampai dengan huruf Z, tetapi dalam hiruf dtenigrafi terdapat huruf vokal rangkap,konsonan rangkap dan ukuran hurif berbeda-beda

9. siapa penemu stenografi yg berasal dari AS?pada tahun berapa dan apa nama lain stenografi yg dipakai dinegara tersebut?
jawab : dutemilan oleh GREGG pada tahun 1888,steno yg digunakan english shor thand

10. bagaimana cara penulisan hiruf mati dan huruf hidup dari sten0grafi nenurut karundeng?
jawab : arah huruf mati dari atas ke bawah
arah huruf hidup dari nawah ke atas